Як створити ідеальну переговорну кімнату?

Кімнати для переговорів та зустрічей завжди були однією з основних принад офісів, створюючи зручні виділені місця для проведення дискусій, презентацій та мозкових штурмів. Однак, ще ніколи до них не висувалась настільки велика кількість вимог як зараз, коли відеоконференції під час бізнес-зустрічей – це опція за замовчуванням, а близько 29% зустрічей відбуваються у гібридному форматі, який передбачає, що учасники можуть долучатися як онлайн, так і офлайн.

Тож, якщо раніше переговорній кімнаті було достатньо бути зручним та тихим місцем, в якому група людей може зачинитись та попрацювати, то сучасні локації мають бути набагато більш обладнаними та підготовленими. Аудіовізуальне обладнання, наприклад, це вже вимога, адже переговорна кімната без можливості проведення відеоконференції більше нікому не потрібна.

Цінність гарно спланованої та облаштованої переговорної кімнати у локації (коворкінгу, сервісному офісі, бізнес-центрі) важко переоцінити. Сьогодні операторам потрібно враховувати п’ять обов’язкових вимог, без яких неможливо уявити сучасну переговорну кімнату. 

Розміщення та посадка

Вибір варіанту розміщення учасників зустрічей – фундаментальне рішення, від якого залежатимуть наступні кроки. Не варто віддавати його на розсуд будівельників чи не профільних дизайнерів; його має приймати команда із баченням майбутньої експлуатації (та промотування) кімнати.

Якщо кімната переважно здаватиметься в оренду для навчання та презентацій, то розміщення гостей буде кардинально відрізнятись від такого, яке є зручним для брейнштормінгу. На цьому етапі варто продумати, де будуть знаходитись електричні розетки, а також – чи можна встановити статичну веб-камеру або мікрофон.

Про всяк випадок, наведемо посилання на статтю професіоналів, які описують можливі варіанти розсадки – для спрощення прийняття рішення.

Вірне обладнання

Як ми вже звертали увагу раніше, сучасні зустрічі передбачають технологічний супровід: від дисплеїв до конференц-телефонів. Знов таки, перед створенням переліку товарів для придбання треба розуміти, для чого вони потрібні та як буде використовуватись кімната.

Якщо тут будуть організовуватись відеодзвінки, то потрібні монітор, мікрофони та колонки. Якщо ж частіше відбуватимуться особисті зустрічі та презентації, варто поставити дошку та окремий ноутбук – вже підключений до проектора та налаштований на показ презентації.

Сплановане та продумане технічне обладнання – це показник, за яким локація з переговорними кімнатами може відрізнятись від локацій конкурентів та залучати до себе клієнтів. Сьогодення просто вимагає бути готовими до змішаних зустрічей з онлайн та офлайн-учасниками. Тож обов’язково в кожній переговорній кімнаті потрібні високоякісна веб-камера, професійні мікрофони та динаміки, а також обов’язкові окремі девайси (ноутбуки чи планшети).

Звичайно ж, не забувайте про якість підключення. Низька якість може знищити всю іншу гарну роботу.

Приватність та конфіденційність

Звичайно, більшість зустрічей – це цілком не конфіденційні та відкриті заходи, однак періодично виникають незручні моменти: важка розмова зі співробітником чи обговорення фінансових показників. Такі моменти треба враховувати при створенні кімнат для проведення зустрічей – це буде гарною конкурентною перевагою локації на ринку.

Так, облаштування звуконепроникної кімнати збільшує витрати, однак ці витрати разові. Окрім забезпечення приватності, звуконепроникність дозволить резидентам з іншого боку дверей спокійно працювати, а не втрачати дорогоцінний стан зосередженості щоразу, як хтось зайшов до переговорної кімнати.

Така ж історія і з видимістю. Штори або нанесення на скло чи двері – рішення непогане, однак може вибиватись з загального дизайну і не дуже відповідає сучасним тенденціям  мінімалізму. Варто оцінити можливість встановлення «розумного скла», яке перетворюється на затемнене в один клік. Крім іншого, це справляє неповторне враження на відвідувачів і не лише в перший раз.

Меблі – це серйозно

Зазвичай при створенні переговорних кімнат меблі обирають в останню чергу, що є помилкою. Продуктивна нарада можлива лише тоді, коли всі учасники зручно влаштувались, добре бачать один одного та можуть сконцентруватися на темі обговорення.

Ця інвестиція також дуже швидко повернеться, адже однієї робочої зустрічі у переговорній кімнаті, на меблях для якої не економили, буде достатньо, щоб лояльні та задоволені клієнти поверталися знов і знов.

Спрощене бронювання

Якщо все перераховане вище зроблено, настав час пошуку технологічного рішення для бронювання кімнати для переговорів. Існує доволі багато систем, які дозволяють повністю оцифрувати цей процес та видалити людський фактор.

Адже одна помилка адміністратора може спаплюжити все зроблене перед цим.

За матеріалами оригінальної статті Зої Елліс-Мур

Дмитро Чепурhttps://www.3rdplace.media/
Головний редактор видання 3rd Place Media

По темі

НАПИСАТИ ВІДПОВІДЬ

Введіть коментар!
Введіть своє ім'я

Найновіше